เริ่มต้นกับ Microsoft Word 2002
หน้าจอของ Microsoft Word
1. Title bar (แถบหัวเรื่อง)ใช้แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อแฟ้มเอกสารที่เปิดอยู่
2. Control Button (ปุ่มควบคุมหน้าต่าง) ใช้ควบคุมการปรับขนาด, ย้าย, ปิดหน้าต่างโปรแกรม
3. Menu bar (เมนูบาร์)เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งทุกอย่างที่ใช้ในโปรแกรม โดยแบ่งออกเป็นรายการแยกย่อยออกไป โดยจะมีสัญลักษณ์ที่แตกต่างกันในบางคำสั่ง
4. Toolbar (แถบเครื่องมือ) เป็นคำสั่งที่ใช้บ่อย ๆ เป็นการดึงมาจากเมนูบาร์นั่นเอง แต่จะแสดงเป็นรูปภาพ เพื่อง่ายต่อการจดจำและสะดวกในการใช้งานด้วย โดยมี 2 เครื่องมือมาตรฐาน คือ 1. Standard Toolbar และ 2. Formatting Toolbar ตามลำดับ
5. Ruler bar (ไม้บรรทัด)ใช้วัดระยะเอกสาร จัดย่อหน้า ตั้งค่าขอบกระดาษ
6. Status bar (แถบสถานะ)แสดงตำแหน่งของหน้ากระดาษ ส่วนของเอกสาร (Section) จำนวนหน้าทั้งหมด จุดแทรกการพิมพ์ สถานะในการทำงาน เป็นต้น
7. Select object browser button (ปุ่มเลือกคำสั่ง)ใช้สำหรับเลือกกลุ่มคำสั่งที่ต้องการให้แสดงหรือแก้ไข
8. Task pane (บานหน้าต่างงาน)เป็นการดึงเอาคำสั่งมาไว้ทางด้านขวาของหน้าเอกสาร เพื่อให้สามารถใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น คล้าย ๆ กับ Toolbar นั่นเอง
การเปลี่ยนภาษาในเมนู
1. การติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 2002 จะต้องติดตั้งแบบสมบูรณ์ หรืออาจจะเก็บแผ่นโปรแกรมไว้ ทำการติดตั้งเพิ่มเติมต่อไป
2. ปิดโปรแกรมก่อนการติดตั้ง
3. คลิกปุ่ม Start>Program>Microsoft Office Tools
4. เลือก การตั้งภาษาของ Microsoft Office XP
5. เลือก ภาษาในเมนู เป็น ไทย หรือ อังกฤษ
6. เลือก ตัวช่วย เป็นไทย หรืออังกฤษ
7. ตอบ O.K. จากนั้น ลองเปิดโปรแกรม Office ขึ้นมาใหม่
การใช้ Toolbar (แถบเครื่องมือ)
แถบเครื่องมือเป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น เนื่องจากแถบเครื่องมือทำหน้าเช่นเดียวกับเมนูคำสั่ง ช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นลง
1. คลิกเมนู View>Toolbar
2. เลือกเครื่องมือที่ต้องการ
ทางลัดในการนำเครื่องมือมาใช้ ก็คือ
1. คลิกเมาส์ขวาบริเวณใด ๆ ก็ได้ บนแถบเครื่องมือ
2. เลือกเครื่องมือที่ต้องการ
*หากเครื่องมือใดถูกใช้อยู่ จะมีเครื่องหมาย ( อยู่หน้าเครื่องมือ หากต้องการยกเลิกเครื่องมือ ให้คลิกซ้ำที่เครื่องมือนั้น ๆ
ลักษณะการใช้เครื่องมือในแบบต่าง ๆ
1. ปุ่มเครื่องมือ Buttonเลื่อนตัวชี้ไปที่ปุ่มเครื่องมือที่ต้องการ วางรอไว้จนกว่าจะปรากฏชื่อของเครื่องมือนั้น (Tool tip)แล้วจึงคลิกที่ปุ่ม
2. ปุ่มเครื่องมือ Drop down listคลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมชี้ลงที่อยู่ด้านขวาของปุ่มเครื่องมือ จะมีรายการแสดงลงมา ให้คลิกเลือกรายการที่ต้องการ
3. ปุ่มเครื่องมือ Drop down buttonคลิกที่สามเหลี่ยมชี้ลง แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการ หากครั้งต่อไปต้องการเลือกแบบล่าสุดอีกครั้ง สามารถคลิกที่ปุ่มหลักได้เลย โดยไม่จำเป็นต้องคลิกที่สามเหลี่ยมซ้ำ เว้นแต่จะเลือกแบบอื่น
4. ปุ่มเครื่องมือ Combo boxคลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมทางด้านขวา คลิกเลือกรายการที่ต้องการ หากไม่มีรายการให้เลือก เราสามารถพิมพ์ค่าที่ต้องการลงไปในช่องได้เลย
5. การเปิดเครื่องมือที่ถูกซ่อนในแถบเครื่องมือคลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมทางด้านขวา คลิกปุ่มเครื่องมือที่ต้องการ หากต้องการซ่อนหรือแสดงให้คลิกที่ Add/Remove
6. การแยกรายการแบบ Drop down button ออกมาจากปุ่มหลักคลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม ชี้เมาส์ที่ตำแหน่งขอบบนของเครื่องมือ จะมีคำสั่งว่า Drag to make this menu float ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากออกมาในตำแหน่งที่ต้องการ ถ้าต้องการปิด ให้กดปุ่ม Close
การสร้างและแก้ไขเอกสาร
การสร้างเอกสารใหม่
วิธีที่ 1
1. คลิกที่เมนู File>New…
2. จะปรากฏหน้าต่าง Task pane
3. ให้เลือก Blank document
วิธีที่ 2
ให้คลิกคำสั่ง New บน Toolbar จะปรากฏหน้ากระดาษเปล่าขึ้นมาทันที โดยไม่ต้องกำหนดค่าใด ๆ
การป้อนข้อความ
มารู้จักปุ่มในคีย์บอร์ดกันก่อนว่า มีปุ่มฟังก็ชันอะไรกันบ้าง
· ปุ่ม ~ จะใช้สลับคีย์บอร์ดสำหรับการพิมพ์ระหว่างภาษาไทยกับภาษาอังกฤษ
· ในกรณีที่พิมพ์ข้อความที่ยาวไม่เกิน 1 บรรทัด เมื่อต้องการจบการพิมพ์ในบรรทัดแล้ว ให้กดปุ่ม Enter เพื่อจบการพิมพ์ขึ้นบรรทัดใหม่ได้เลย
· ในกรณีที่พิมพ์ข้อความมีความยาวมากกว่า 1 บรรทัด ซึ่งจะเรียกว่า “ย่อหน้า (Paragraph)” จะต้องพิมพ์ข้อความในย่อหน้านั้นให้หมดก่อน ซึ่งขณะที่พิมพ์อยู่นั้นเวิร์ดจะทำการ ย้าย, จัดช่องไฟ, ตัดคำ และปัดเป็นบรรทัดใหม่ให้เองอัตโนมัติ หลังจากที่พิมพ์หมดแล้ว ให้กด Enter เพื่อจบย่อหน้านั้นได้
· ถ้าต้องการเว้นบรรทัด ให้กด Enter ผ่านไปโดยไม่ต้องพิมพ์อะไรลงไป
· ถ้าต้องการให้ย่อหน้าเยื้องเข้าไปด้านขวา ครั้งละ 0.5 นิ้ว ให้กดปุ่ม Tab ก่อนพิมพ์ย่อหน้านั้น
· ถ้าต้องการลบข้อความหรือคำที่ผิด มี 2 ปุ่ม คือ Backspace ลบข้อความที่อยู่ทางซ้ายของ cursor ส่วน Delete ลบข้อความที่อยู่ทางขวาของ cursor
· การแทรกข้อความให้นำเมาส์ ไปคลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม จะมี 2 กรณี คือ พิมพ์แทรก เป็นการพิมพ์ข้อความตามปกติ จะทำให้ข้อความที่อยู่หลัง cursor เลื่อนออกไปทางขวา ส่วนการ
[1]พิมพ์ทับ ให้กดปุ่ม Insert ที่คีย์บอร์ดก่อนพิมพ์ จะทำให้ข้อความที่อยู่ด้านหลังถูกทับไปด้วยข้อความใหม่
การบันทึกข้อมูล
1. คลิกเมนู File เลือกคำสั่ง Save As: กรณีที่ยังไม่เคยบันทึกมาก่อน
2. ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลตามต้องการ ตรงตำแหน่ง File name: จะได้นามสกุล *.doc
3. เลือกตำแหน่งเก็บข้อมูล ที่ Save in: เช่น 3.5 Floppy A:, My Document เป็นต้น
4. กดปุ่ม Save
5. หลังจากทำการบันทึกข้อมูลแล้ว หากยังมีการแก้ไขเอกสาร หรือป้อนข้อมูลเพิ่มเติม ให้บันทึกข้อมูลซ้ำโดยการกดปุ่ม save
6. จากนั้นให้ ปิดโปรแกรม โดยคลิกที่ปุ่ม Close
การเปิดแฟ้มเอกสาร
1. ให้คลิกที่เมนู File เลือก Open
2. เลือกตำแหน่งที่เก็บข้อมูล ที่ Look in:
3. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ
4. กดปุ่ม Open ก็สามารถทำงานได้อีกครั้ง
5. หากต้องการใช้คำสั่งทางลัด ให้คลิกที่ปุ่ม Open บน Toolbar ได้เช่นกัน
การเลือกข้อความในเอกสาร
ขั้นตอนที่สำคัญและใช้ในการทำงานบ่อย ๆ ก็คือ การเลือกข้อความ เพราะมักจะเป็นจุดเริ่มต้นก่อนที่จะทำการจัดการกับเอกสาร
1. เลือกข้อความสั้น ๆคลิกเมาส์ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของข้อความ กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปจนสุดตำแหน่งของข้อความ แล้วปล่อยเมาส์
2. เลือกข้อความเกิน 1 บรรทัดคลิกเมาส์ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของข้อความ กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปจนสุดข้อความ แล้วปล่อยเมาส์
3. เลือกข้อความในแนวตั้งคลิกเมาส์ที่ตำแหน่งเริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Alt ค้างไว้ ลากเมาส์ไปจนสุดข้อความ แล้วปล่อยปุ่ม Alt
4. เลือกทีละคำให้ดับเบิ้ลคลิกที่ข้อความ เหมาะสำหรับภาษาอังกฤษมากกว่า
5. เลือกทีละประโยคให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วดับเบิ้ลคลิกตรงประโยคที่ต้องการ
6. เลือกทีละบรรทัดให้นำเมาส์มาไว้ทางด้านซ้ายของบรรทัด ให้เป็นลูกศรชี้เข้า แล้วคลิกเมาส์ 1 ครั้ง ถ้าต้องการหลายบรรทัด ให้คลิกลากเมาส์ค้างไว้ลงมา
7. เลือกทีละย่อหน้านำเมาส์มาไว้ทางด้านซ้ายของบรรทัด ให้เป็นลูกศรชี้เข้า แล้วดับเบิ้ลคลิก
8. การเลือกทั้งเอกสารมีหลายวิธี ดังนี้- ให้คลิกที่เมนู Edit>Select All- กดปุ่ม Ctrl+A- กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วนำเมาส์มาวางทางซ้ายของหน้ากระดาษ คลิกเมาส์ 1 ครั้ง
การคัดลอกข้อความ
โดยใช้เมนูคำสั่ง
โดยใช้ทูลบาร์
1. เลือกข้อความที่ต้องการคัดลอก
2. คลิกที่คำสั่ง Edit>Copy หรือ Ctrl+C
3. วางจุดแทรกไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
4. คลิกที่คำสั่ง Edit>Paste หรือ กดปุ่ม Ctrl +V
1. เลือกข้อความที่ต้องการคัดลอก
2. คลิกที่ปุ่ม Copy
3. วางจุดแทรกไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
4. คลิกที่ปุ่ม Paste
การย้ายข้อความ
โดยใช้เมนูคำสั่ง
โดยใช้ทูลบาร์
1. เลือกข้อความที่ต้องการคัดลอก
2. คลิกที่คำสั่ง Edit>Cut หรือ Ctrl +X
3. วางจุดแทรกไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
4. คลิกที่คำสั่ง Edit>Paste หรือ กดปุ่ม Ctrl +V
1. เลือกข้อความที่ต้องการคัดลอก
2. คลิกที่ปุ่ม Cut
3. วางจุดแทรกไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการ
4. คลิกที่ปุ่ม Paste
การยกเลิกคำสั่งเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในขณะทำงาน (Undo)
เมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้นในขณะทำงาน เราสามารถยกเลิกคำสั่ง/การทำงาน ที่เกิดขึ้นไปแล้วได้ดังนี้
1. การยกเลิกครั้งล่าสุดคลิกที่เมนูคำสั่ง Edit>Undo หรือกดปุ่ม Undo 1 ครั้ง
2. การยกเลิกการทำงานย้อนหลังไปหลาย ๆ ครั้งคลิกที่ปุ่ม Undo ไปเรื่อย ๆ จนกว่าทุกอย่างจะกลับคืนสภาพเดิม หรือ
a. คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม
b. เลือกรายการแล้วคลิกเมาส์เพื่อยกเลิกการทำงาน
การใช้คำสั่งที่เคยถูกยกเลิกไปให้กลับคืนมา (Redo)
1. นำคำสั่งที่ถูก Undo ครั้งล่าสุดกลับมาโดยคลิกเมาส์ที่คำสั่ง Edit>Redo หรือกดปุ่ม Redo 1 ครั้ง
2. นำคำสั่งที่ถูก Undo กลับมาหลาย ๆ ครั้งคลิกที่ปุ่ม Redo ไปเรื่อย ๆ จนกว่าทุกอย่างจะกลับคืนสภาพเดิม หรือ
a. คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม
b. เลือกคำสั่งที่ต้องการนำกลับคืนมา ตั้งแต่รายการที่เลือกจนถึงปัจจุบันทั้งหมด
มุมมองในการจัดการเอกสาร (View)
การแสดงมุมมองในขณะที่จัดการกับเอกสาร จะเป็นส่วนที่อำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้น ที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะว่าเอกสารที่สร้างขึ้นนั้น สามารถมีได้หลายรูปแบบ จะมีมุมมองที่ช่วยในการสร้างเอกสาร 4 มุมมอง โดยแต่ละมุมมองจะมีความสามารถในการช่วยงานต่างกันไป ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าต้องการสร้างเอกสารในด้านใด
การเลือกมุมมอง
1. คลิกที่เมนู View เลือกมุมมองที่ต้องการ หรือ
2. คลิกที่ปุ่มมุมมอง ที่อยู่บนแถบ Status bar
ความหมายของมุมมองแต่ละแบบ
1. Normal View (มุมมองปกติ) เป็นการแสดงเอกสารบนจอภาพในรูปแบบปกติ เหมาะสำหรับเอกสารที่มีเฉพาะข้อความและเครื่องหมายต่าง ๆ เท่านั้น จะไม่มีรูปภาพหรือวัตถุใด ๆ
2. Web Layout View (มุมมองเค้าโครงเว็บ) เป็นมุมมองที่ใช้แสดงเอกสารหรือ เว็บเพจ มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์เปรียบเหมือนกับกำลังดูเว็บเพจในบราวเซอร์ เหมาะสำหรับการสร้างเว็บเพจ
3. Print Layout View (มุมมองเค้าโครงก่อนพิมพ์) เป็นมุมมองที่แสดงลักษณะของเอกสารให้เหมือนกับการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ แต่การแสดงผลอาจช้าลงไปบ้าง
4. Outline View (มุมมองเค้าร่าง) เป็นมุมมองที่แสดงโครงร่างของเอกสาร สามารถเลือกระดับของโครงร่างที่ต้องการดูได้ตามต้องการ มุมมองแบบนี้ไม่เหมาะกับเอกสารที่มีรูปภาพ
การจัดรูปแบบเอกสาร
เมื่อมีการสร้างเอกสารขึ้นใหม่ ควรทำการกำหนดรูปแบบหน้ากระดาษให้เหมาะสมกับงานที่จะพิมพ์ออกมา โดยปกติแล้วเวิร์ดจะสร้างเอกสารสำหรับพิมพ์ออกมาบนกระดาษเป็นแนวตั้ง โดยเว้นระยะขอบบน ขอบล่างอย่างละ 1 นิ้ว และขอบด้านซ้ายและขวาข้างละ 1.25 นิ้ว แต่เราสามารถเปลี่ยนแปลงขนาดกระดาษ ลักษณะการวางกระดาษและระยะขอบของกระดาษแต่ละข้าง เพื่อให้เหมาะกับความต้องการ
การตั้งค่าของหน้ากระดาษ
1. คลิกเมนู File>Page Setup…
2. เลือก แทป Margins
3. กำหนดระยะขอบกระดาษ ที่ Margins
4. เลือกแนวในการจัดกระดาษที่ Orientation
5. คลิกปุ่ม O.K.
การตั้งขนาดของกระดาษ
1. คลิกเมนู File>Page Setup…
2. คลิกที่แทป Paper
3. กำหนดขนาดของกระดาษที่ Paper Size หรือตั้งค่าเองที่ Width กับ Height
4. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K.
การจัดรูปแบบตัวอักษร (Font)
การจัดรูปแบบ จะสามารถทำก่อนพิมพ์ข้อความ หรือหลังพิมพ์ข้อความก็ได้ หากทำก่อนพิมพ์ข้อความ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ตำแหน่งที่จะเริ่มพิมพ์ แล้วใช้คำสั่งในการจัดรูปแบบ หากทำหลังจากพิมพ์ข้อความ ให้เลือกช่วงข้อความที่ต้องการแล้วจึงใช้คำสั่งในการจัดรูปแบบ
การจัดรูปแบบตัวอักษร
1. เลือกข้อความที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Format>Font… เลือกแทป Font- Complex scripts: สำหรับเปลี่ยนรูปแบบข้อความภาษาไทย- Latin text: สำหรับเปลี่ยนรูปแบบข้อความภาษาอังกฤษ- Font: แบบอักษร- Font style: ลักษณะแบบตัวอักษร- Size: ขนาดตัวอักษรAll text: กำหนดรูปแบบข้อความทั้งหมด ใช้สำหรับกำหนดสีและการขีดเส้นใต้- Font color: เลือกสีตัวอักษร- Underline style: เลือกรูปแบบเส้น- Underline color: เลือกสีเส้นEffect: กำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษร- Strikethrough: ขีดเส้นทับข้อความ- Double strikethrough: ขีดเส้นคู่ทับข้อความ- Superscript: ตัวยก- Subscript: ตัวห้อย- Shadow: ใส่เงา- Outline: ตัวอักษรแบบเค้าร่าง โปร่งใส- Emboss: ทำตัวอักษรนูน- Engrave: ทำตัวอักษรบุ๋มลงไป- Small caps: แปลงตัวพิมพ์เล็กเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ขนาดตัวเล็ก- All caps: แปลงตัวอักษรให้เป็นพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด- Hidden: ซ่อนข้อความและสามารถสั่งให้แสดงชั่วคราวDefault: กำหนดให้ตัวอักษรที่เลือกไว้ ถูกกำหนดให้ใช้งานโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่สร้างเอกสารใหม่
3. กด O.K. หากต้องการยกเลิกให้คลิกที่ Cancel
การเลือกรูปแบบตัวอักษรจากเครื่องมือ Formatting Toolbar
1. เลือกข้อความที่ต้องการ
2. คลิกปุ่มเลือกรูปแบบตามต้องการ
การเปลี่ยนตัวพิมพ์
1. เลือกข้อความที่ต้องการ
2. คลิกที่เมนู Format>Change Case…- Sentence case ขึ้นต้นประโยคด้วยตัวพิมพ์ใหญ่- Lowercase ตัวพิมพ์เล็ก- UPPERCASE ตัวพิมพ์ใหญ่- Title Case ขึ้นต้นคำ ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่- tOGGLE cASE สลับตัวพิมพ์ใหญ่<->ตัวพิมพ์เล็ก
3. เลือกแบบตัวพิมพ์ที่ต้องการ แล้วกด O.K.
การคัดลอกรูปแบบของตัวอักษร
ถ้ามีรูปแบบของตัวอักษรหรือย่อหน้าที่ชอบไว้แล้ว เราสามารถคัดลอกรูปแบบนี้ไปไว้ที่ส่วนอื่นของเอกสารได้ทันที
1. เลือกข้อความที่เป็นตัวต้นแบบ
2. คลิกปุ่ม format painter จากเครื่องมือ
3. เลื่อนตัวชี้ ลากคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบ แล้วปล่อยเมาส์
การตกแต่งเอกสารให้มีความสวยงาม
การใส่เส้นกรอบให้กับเอกสาร
1. คลิกเลือกข้อความที่ต้องการตีกรอบ
2. คลิกเมนู Format>Border and shading
3. เลือกแทป Borders
4. เลือกรูปแบบการตีกรอบ โดยสังเกตที่ช่อง Preview
5. เลือกรูปแบบเส้น(Style), สี(Color), ความหน้าของเส้น(Width)
6. เลือกแนวของการตีกรอบที่ช่อง Preview โดยการกดที่ปุ่ม หรือกดในกรอบสีขาว ก็ได้
7. ที่ช่อง Apply to กำหนดให้มีผลเฉพาะ Text (ข้อความ) หรือ Paragraph (ทั้งย่อหน้า)
8. เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม O.K.
การใส่กรอบให้ขอบกระดาษ
1. คลิกเมนู Format>Border and shading
2. เลือกแทป Page Borders
3. เลือกรูปแบบการตีกรอบ โดยสังเกตที่ช่อง Preview
4. เลือกรูปแบบเส้น(Style), สี(Color), ความหน้าของเส้น(Width)
5. เลือกแนวของการตีกรอบที่ช่อง Preview โดยการกดที่ปุ่ม หรือกดในกรอบสีขาว ก็ได้
6. หากต้องการใส่ขอบเป็นรูปภาพ ให้เลือกที่ Art:
7. ที่ช่อง Apply to กำหนดดังนี้Whole document ตีกรอบทั้งเอกสารThis section เฉพาะส่วนนี้This section-first page only ส่วนนี้-หน้าแรกเท่านั้นThis section-all except first page ส่วนนี้-ยกเว้นหน้าแรก
8. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K
การใส่สีพื้นและเงา
1. คลิกเลือกข้อความที่ต้องการตีกรอบ
2. คลิกเมนู Format>Border and shading
3. เลือกแทป Shading
4. ในช่อง Fill ให้เลือกสีพื้น
5. ในช่อง Patterns style ให้เลือกลายของสีพื้น
6. ในช่อง Color ให้เลือกสีของลาย
7. ในช่อง Apple กำหนดให้มีผลระหว่าง เฉพาะข้อความ หรือ ทั้งย่อหน้า
8. ตรวจดูภาพตัวอย่างในช่อง Preview เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K
การกำหนดระยะ TAB
การตั้ง Tab มีไว้สำหรับกำหนดตำแหน่งการพิมพ์ ให้ตรงกัน โดยใช้ไม้บรรทัดแนวนอนเป็นตัววัดระยะ ซึ่งปกติ จะมีระยะมาตรฐาน คือ 0.5 นิ้ว แต่เราสามารถกำหนดระยะ Tab เองได้เช่นกัน
วิธีตั้งระยะ Tab โดยเข้าเมนู
1. คลิกที่เมนู Format>Tabs…
2. กำหนดตำแหน่ง Tab ที่ Tab stop position มีหน่วยเป็น นิ้ว หรือ เซนติเมตร
3. กำหนด Alignment ตำแหน่งข้อความ- left ชิดซ้าย- right ชิดขวา- center กึ่งกลาง- decimal จุดทศนิยม- bar จัดแบบเส้นคั่น
4. ที่ Leader คือ เลือกเส้นนำหน้าตำแหน่ง Tab จะใช้เวลาทำหน้าสารบัญหรือรายการอาหาร ปกติให้เลือก None
5. กดปุ่ม Set-ถ้าต้องการตั้ง Tab ตำแหน่งอื่น ให้ทำซ้ำตามข้อ 2-5 จนครบ-หากต้องการลบ ให้เลือกตำแหน่ง Tab แล้วกดปุ่ม Clear-หากต้องการลบทั้งหมด ให้กดปุ่ม Clear all
6. กดปุ่ม O.K.
การตั้งระยะ Tab โดยใช้ไม้บรรทัด
1. เลือกรูปแบบ Tab ที่อยู่ด้านซ้ายของไม้บรรทัดด้านบน- Left ชิดซ้าย- Center กึ่งกลาง- Right ชิดขวา- Decimal จุดทศนิยม- Bar จัดแบบเส้นคั่น
2. คลิกที่บริเวณไม้บรรทัดแนวนอน ตรงระยะที่ต้องการ
3. เลื่อนตำแหน่งโดยการ คลิกที่ตำแหน่ง Tab ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
4. ถ้าจะลบตำแหน่ง Tab ให้คลิกแล้วลากลงมาที่นอกไม้บรรทัด
การใช้ Tab แบบมีเส้นนำหน้า
Tab Leader จะมีลักษณะเป็นเส้น ที่แสดงแทนช่องว่างระหว่างข้อความ ที่พิมพ์จนถึงระยะ Tab Leader ที่ตั้งไว้ ตัวอย่างเช่น สร้าง left tab ที่ระยะ 0.5 นิ้ว, Tab leader ที่ระยะ 4 นิ้ว
1. คลิกที่เมนู Format>Tabs
2. ตั้งระยะ Tab ตามปกติ
3. ที่ Leader ให้เลือกลักษณะเส้นนำหน้าตามต้องการ มี 3 แบบ ลองให้เลือกแบบที่ 2-4
4. เสร็จแล้วกดปุ่ม Set แล้วกด O.K.
การใส่เลขลำดับหัวข้อให้กับเอกสาร
การใส่เลขลำดับให้กับเอกสารเป็นการจัดเอกสารอีกวิธีหนึ่ง ที่ใช้ในการกำหนดลำดับหรือความสำคัญของหัวข้อในเอกสาร โดยเราสามารถใส่เลขลำดับในขณะที่กำลังพิมพ์หรือ ใส่ทีเดียวหลังจากพิมพ์เสร็จแล้วก็ได้
การใส่เลขลำดับขณะพิมพ์
1. ป้อนตัวเลข 1 ตามด้วยจุดทศนิยมแล้วเว้นวรรค จากนั้นให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการต่อท้ายเลขลำดับ เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Enter
2. สังเกตว่าในบรรทัดต่อไป จะใส่เลข 2 ให้อัตโนมัติ ให้พิมพ์ข้อความต่อไปได้ตามต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter
3. เมื่อพิมพ์หัวข้อสุดท้ายเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter 2 ครั้ง เลขลำดับก็จะหยุดใส่ทันที
การใส่เลขลำดับหลังจากพิมพ์เสร็จแล้ว
1. เลือกบรรทัดที่ต้องการทำเป็นหัวข้อ
2. คลิกที่ปุ่ม Numbering
3. แต่ถ้าต้องการรูปแบบของเลขลำดับที่กำหนดเอง ให้คลิกที่ เมนู Format>Bullets and numbering
4. เลือกแทป Numbered
5. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ หรือกดปุ่ม Customize กำหนดรายละเอียดที่ต้องการ
6. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K
การใส่สัญลักษณ์นำหน้าหัวข้อ
1. พิมพ์เครื่องหมาย *, - แล้วเว้นวรรค จากนั้นให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการต่อท้าย แล้วกดปุ่ม Enter
2. ให้พิมพ์ข้อความต่อไปได้ตามต้องการ เสร็จแล้วกด Enter
3. เมื่อพิมพ์หัวข้อสุดท้ายแล้ว ให้กดปุ่ม Enter 2 ครั้ง สัญลักษณ์ก็จะหยุดทันที
การใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อหลังจากพิมพ์เสร็จแล้ว
1. เลือกบรรทัดที่ต้องการ
2. คลิกที่ปุ่ม Bullets หรือเข้าเมนู Format>Bullets and numbering
3. เลือกแทป Bulleted
4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ หรือกดปุ่ม Customize กำหนดรูปแบบที่ต้องการ
5. กดปุ่ม O.K.
การจัดเอกสารแบบ Column (คอลัมน์)
เป็นการจัดหน้าเอกสารโดยการแบ่งออกเป็นแถว ๆ ซึ่งทำให้เอกสารดูมีลักษณะเด่นกว่าการพิมพ์ตามปกติ ส่วนใหญ่จะใช้ในสิ่งพิมพ์ทั่วไป เช่น หนังสือพิมพ์ นิตยสาร โบว์ชัวร์ ข้อสอบในสถาบันต่าง ๆ ทุกระดับนิยมพิมพ์แบบ Column ซึ่งสามารถทำก่อนพิมพ์ หรือหลังพิมพ์ก็ได้
การทำคอลัมน์โดยใช้เครื่องมือบน Toolbar
1. คลุมข้อความที่ต้องการ
2. คลิกปุ่ม Column ที่เครื่องมือ เลือกจำนวนที่ต้องการ
การทำคอลัมน์โดยใช้คำสั่งเมนู
1. คลุมข้อความที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Format>Columns
3. เลือกรูปแบบที่ต้องการ หรือกำหนดจำนวนคอลัมน์เองในช่อง number of columns
4. ส่วนของ Width and spacing กำหนดได้โดยการยกเลิก เครื่องหมาย / ออกก่อน แล้วจึงเปลี่ยนแปลงค่า
5. ส่วน Apply to ให้เลือกว่า เปลี่ยนทั้งหมด หรือ ตั้งแต่จุดนี้เป็นต้นไป
6. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K.
การยกเลิกการทำคอลัมน์
1. เลือกข้อความที่ต้องการยกเลิก
2. เข้าเมนู Format>Columns
3. เลือกรูปแบบเป็น 1 คอลัมน์
4. กดปุ่ม O.K.
การสร้างตัวอักษรขึ้นต้น ขนาดใหญ่
ตัวอักษรขึ้นต้นย่อหน้าที่มีขนาดใหญ่ เรียกว่า Drop Cap จะช่วยทำให้เอกสารมีความน่าสนใจ และสะดุดตาผู้อ่าน โดยส่วนใหญ่นิยมใช้ในเอกสารประเภท บทความ หรือมีการย่อหน้า เป็นต้น
การสร้างตัว Drop cap
1. คลุมตัวอักษรที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Format>Drop cap
3. กำหนดในช่อง Position โดยเลือกที่ช่อง Dropped
4. กำหนดในส่วนของ Option โดยเลือก- แบบอักษร- ความสูงของตัวอักษร เท่าขนาดของบรรทัด- ระยะห่างระหว่างตัวอักษรที่ทำ Drop cap กับย่อหน้า
5. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K.
ตารางและการจัดการ
ในงานเอกสาร บางครั้งอาจมีการนำเสนอข้อมูลได้หลายรูปแบบ ตารางก็เป็นรูปแบบอีกประเภทหนึ่งที่ทำให้เอกสารดูมีความสำคัญ และน่าสนใจมากขึ้น เพราะจะช่วยในการจัดวางข้อมูลในแบบแถว และคอลัมน์ได้อย่างมีระเบียบและสวยงาม
Columnส่วนประกอบในตาราง
1. Column คือ การมองในแนวตั้ง
2. Row คือ การมองในแนวนอน
3.
Cell
RowCell คือ ช่องว่างที่ตัดกันระหว่าง Column กับ Roll
การสร้างตารางมี 2 วิธี คือ
1. สร้างแบบอัตโนมัติ- จาก เมนูบาร์- จาก Toolbar
2. สร้างแบบวาดเอง
การสร้างตารางแบบอัตโนมัติโดยใช้เมนู
1. คลิกเมนู Table>Insert>Table
2. กำหนดจำนวน Columns (คอลัมน์) และจำนวน Rows (บรรทัด) ที่ต้องการ
3. กดปุ่ม O.K.
การสร้างตารางแบบอัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือ Toolbar
1. คลิกที่ปุ่ม Insert Table
2. ลากคลุมไปทางด้านล่างขวา จนได้จำนวนช่องที่ต้องการ
3. ดูที่ตัวเลขด้านล่าง จะบอกจำนวน บรรทัด X คอลัมน์
การสร้างตารางโดยการวาดเอง
1. เลือกเครื่องมือ Table and Borders บนแถบเครื่องมือ หรือคลิกเมนู Table>Draw table
2. ก่อนการวาด ต้องกำหนด- รูปแบบเส้น - ขนาดเส้น - สีเส้น
3. เลื่อนตัวชี้ ไปยังบริเวณที่ว่าง แล้วกดเมาส์ค้างไว้ ลากไปในแนวที่ต้องการ จะได้ขนาดของตาราง
4. จากนั้นให้วาดเส้นแบ่งคอลัมน์และบรรทัดตามต้องการ
5. เมื่อวาดเสร็จแล้วกดที่ ดินสอ อีกครั้งเป็นการยกเลิกการวาด
การเลือกพื้นที่ในตาราง
เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงเซลหรือข้อมูลในเซล ควรจะเลือกพื้นที่ของตารางก่อน ซึ่งพื้นที่ที่ถูกเลือกแล้วจะเป็นแถบที่เข้มให้เห็น โดยสามารถทำได้หลายแบบ ดังนี้
วิธีเลือก
วิธีทำ
เซลล์เดียว
เลื่อนตัวชี้ไปที่ขอบซ้ายภายในเซลล์ที่เลือก แล้วคลิก 1 ครั้ง เพื่อเลือกเซลล์
ทั้งบรรทัด
เลื่อนตัวชี้ไปที่นอกตาราง ให้อยู่หน้าแถวที่ต้องการ แล้วคลิก 1 ครั้ง หรือ Drag เมาส์ ขึ้น-ลงเพื่อเลือกหลาย ๆ บรรทัด
ทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์
เลื่อนตัวชี้ไปที่นอกตารางด้านบน เหนือคอลัมน์ที่ต้องการ คลิก 1 ครั้ง หรือ Drag เมาส์ ซ้าย-ขวาเพื่อเลือกหลายคอลัมน์
ทั้งตาราง
ใช้เมาส์เลือกทุกแถวทุกบรรทัดที่อยู่ในตาราง
การพิมพ์ข้อมูลในตาราง
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ แล้วป้อนความตามปกติ
2. กดปุ่ม Tab เลื่อนไปยังเซลล์ทางด้านขวา ถ้าอยู่เซลล์สุดท้ายแล้ว จะเป็นการเพิ่มบรรทัดให้กับตาราง หรือ
3. กดปุ่ม Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ ในช่องเซลล์เดิม
การปรับขนาดของตาราง
1. ปรับความกว้างของคอลัมน์
1.1. นำเมาส์มาวางที่เส้นแนวตั้ง ของช่องที่ต้องการขยาย
1.2. กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปทางขวา-ซ้าย
2. ปรับความสูงของบรรทัด
2.1. นำเมาส์มาวางที่เส้นแนวนอน ใต้บรรทัดที่ต้องการ
2.2. กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากขึ้น-ลง
3. ปรับขนาดเฉพาะช่องเซลล์
3.1. เลือกเซลล์ ที่ต้องการ โดยให้มีแถบสีดำในช่องเซลล์ด้วย
3.2. ปรับความกว้าง หรือความสูงก็ได้ ตามต้องการ
การแทรกช่องตาราง
1. ในแนวคอลัมน์
1.1. เลือกคอลัมน์ที่ต้องการแทรก ให้มีแถบดำ
1.2. คลิกเมาส์ขวาในแถบดำ เลือกคำสั่ง Insert columns
2. ในแนวบรรทัด
2.1. เลือกบรรทัดที่ต้องการแทรก ให้มีแถบดำ
2.2. คลิกเมาส์ขวาที่แถบดำ เลือกคำสั่ง Insert rows
การลบช่องตาราง
1. ในแนวคอลัมน์
1.1. เลือกคอลัมน์ให้มีแถบดำ ตามจำนวนที่ต้องการ
1.2. คลิกเมาส์ขวาในแถบดำ เลือกคำสั่ง Delete columns
2. ในแนวบรรทัด
2.1. เลือกบรรทัดให้มีแถบดำ ตามจำนวนที่ต้องการ
2.2. คลิกเมาส์ขวาในแถบดำ เลือกคำสั่ง Delete rows
3. ลบช่องเซลล์
3.1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ ให้มีแถบดำ
3.2. คลิกเมาส์ขวา เลือกคำสั่ง Delete cell…
3.3. จะมีกรอบโต้ตอบ ให้เลือกวิธีการเลื่อนเซลล์มาแทนที่
3.3.1. Shift cells left = เลื่อนเซลล์ด้านขวามาทางซ้าย
3.3.2. Shift cells up = เลื่อนเซลล์ด้านล่างมาข้างบน
3.3.3. Delete entire row = เลื่อนขึ้นมาทั้งบรรทัด
3.3.4. Delete entire column = เลื่อนมาด้านซ้ายทั้งแถว
3.4. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K.
การจัดรูปแบบตารางอัตโนมัติ
1. คลิกตารางที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Table>Table AutoFormat
3. เลือกรูปแบบตารางในส่วนของ Formats พร้อมรายละเอียดอื่น ๆ ในส่วนของ Apply special formats to ตามต้องการ
4. เสร็จแล้วคลิกที่ O.K.
การจัดตำแหน่งเซลล์
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกเมาส์ขวาที่แถบดำ เลือกคำสั่ง Cell Alignment
3. เลือกลักษณะการจัดตำแหน่งที่ต้องการ
การจัดวางแนวทิศทางของข้อความในเซลล์
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกเมาส์ขวาที่แถบดำ เลือกคำสั่ง Change text direction
3. จะมีให้เลือก 3 ลักษณะ ตามต้องการ
การเคลื่อนย้ายตาราง
1. เลื่อนเมาส์ มาบริเวณ มุมบนด้านซ้ายของตาราง
2. จะปรากฏเครื่องหมายในการเคลื่อนย้าย เป็น
3. คลิกเมาส์ค้างไว้ที่ตำแหน่ง แล้วลากไปยังตำแหน่งปลายทางที่ต้องการ
การกำหนดส่วนหัวของตาราง
1. พิมพ์ข้อความที่ต้องการให้เป็นส่วนหัว ลงในบรรทัดบนสุดของตาราง
2. เลือกบรรทัดบนทั้งบรรทัด
3. คลิกเมนู Table>Heading rows repeat
4. อาจทดลองใช้มุมมอง Print Preview เพื่อตรวจสอบก็ได้
การตกแต่งตาราง
1. เลือกช่องเซลล์ที่ต้องการ หรือเลือกทั้งตาราง
2. ใช้เครื่องมือ Table and borders บน Toolbar
3. เลือก Shading color เลือกสีพื้นที่ต้องการ
4. หรือใช้คำสั่ง Format>Border and shading ก็ได้
การรวมเซลล์เข้าด้วยกัน
1. เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกเมาส์ขวา เลือกคำสั่ง Merge cells
การแยกเซลล์ออกจากกัน
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแยก
2. คลิกเมาส์ขวา เลือกคำสั่ง Split cells
3. กำหนดจำนวนคอลัมน์ และบรรทัดที่ต้องการเพิ่ม
4. คลิกปุ่ม O.K.
การแทรก Object (วัตถุ) ลงในเอกสาร
การแทรกวัตถุในเอกสารจัดเป็นสื่อที่ทำให้เอกสาร ดูเข้าใจง่าย มีรายละเอียดที่น่าสนใจมากขึ้น และสามารถนำวัตถุหลาย ๆ แบบมาประกอบในเอกสารได้มากมาย เช่น ภาพเคลื่อนไหว, ภาพสำเร็จรูป ภาพจากกล้องถ่ายภาพดิจิตอลและเครื่องสแกนภาพ
การแทรกภาพ Clip Art
1. คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรก
2. คลิกเมนู Insert>Picture>Clip Art…
3. จะปรากฏ เครื่องมือ Task Pane ให้คลิกที่ Search
4. เลือกรูปที่ต้องการ โดยการคลิกที่รูป 1 ครั้ง
การแทรกภาพ From file
1. คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรก
2. คลิกเมนู Insert>Picture>from file…
3. เลือกโฟลเดอร์ที่มีรูปภาพเก็บไว้
4. เลือกรูปภาพ แล้วกดปุ่ม Insert หรือ ดับเบิ้ลคลิกที่รูปภาพ
การแทรก Word Art
1. คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรก
2. คลิกเมนู Insert>Picture>Word Art…
3. พิมพ์ข้อความ แล้วกดปุ่ม O.K.
4. เลือกรูปแบบตัวอักษร แล้วกด O.K.
การแทรก AutoShape
AutoShape คือ รูปทรงสำเร็จรูปแบบต่าง ๆ ที่มีมาพร้อมกับชุด Microsoft Office ทุกรุ่น ซึ่งเราสามารถนำรูปทรงเหล่านั้นมาใช้ง่าย ๆ ดังนี้
1. คลิกที่เครื่องมือ Drawing>AutoShape
2. เลื่อนชี้หมวดที่ต้องการ
3. คลิกที่รูปทรงในหมวดที่ต้องการ
4. นำเมาส์มาวาดในเอกสาร โดยการกดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปจนได้รูปทรงที่ต้องการ
การแทรกสัญลักษณ์พิเศษ
บางครั้งเมื่อต้องการป้อนอักขระหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องหมายเงินตราต่างประเทศ แต่กลับไม่มีคีย์เหล่านั้นบนแป้นพิมพ์ การแทรกสัญลักษณ์พิเศษจึงเป็นอีกทางเลือกในการป้อนสัญลักษณ์เหล่านั้น
1. คลิกเมนู Insert>Symbol
4
3
2
2. เลือก font แบบอักษรที่ต้องการ มีอยู่ 5 ชื่อ คือ Symbol, Wedding, Wingding, Wingding 2, Wingding 3
3. คลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการ
4. กดปุ่ม Insert
5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2-4 ใหม่จนครบ
6. คลิกปุ่ม Close
การจัดหน้ากระดาษ
การใส่เลขหน้า
1. คลิกเมนู Insert>Page number
2. กำหนดตำแหน่งเลขหน้าที่ Position
3. กำหนดการวางที่ Alignment
4. ถ้าให้แสดงเลขหน้าที่หน้าแรก ให้คลิก ถูก ที่ Show number on first page
5. คลิกที่ ปุ่ม Format เลือกรูปแบบเลขหน้า
6. คลิกปุ่ม O.K.
การใส่หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
1. ส่วนหัวกระดาษ- คลิกเมนู View>Header and Footer- พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในส่วนหัวกระดาษ โดยใช้ Tab กำหนดตำแหน่งการพิมพ์- จัดรูปแบบตามต้องการ
2. ส่วนท้ายกระดาษ- พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในส่วนท้ายกระดาษ โดยใช้ Tab กำหนดตำแหน่งการพิมพ์- จัดรูปแบบตามต้องการ- คลิก Close จบการทำงาน
จดหมายเวียน
เป็นจดหมายที่มีเนื้อหาส่วนใหญ่เหมือนกัน แตกต่างกันเฉพาะชื่อที่อยู่ของผู้รับ เพราะต้องส่งไปให้ผู้รับหลาย ๆ คน ดังนั้น เมื่อเราต้องการทำจดหมายเวียน จะต้องจัดเตรียมองค์ประกอบ 2 อย่างก็คือ เอกสารหลัก (Main document) เป็นส่วนของเนื้อความของจดหมายที่ผู้รับทุกคนจะได้รับ และ แหล่งข้อมูล (Data source) เป็นส่วนที่เก็บชื่อและที่อยู่ของผู้รับทุกคน
หลักในการสร้างจดหมายเวียน
การสร้างแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก ๆ ตามลำดับ ดังนี้
1. เนื้อหาของจดหมาย
2. แหล่งข้อมูล คือ ข้อมูลของผู้รับ
3. การผนวกกันระหว่างเนื้อจดหมาย กับ ข้อมูลผู้รับ
ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน
คลิกเมนู Tools>Letters and Mailings>Mail Merge Wizard… จะมีขั้นตอนทั้งหมด 6 ขั้นตอน
1. เลือกประเภทของเอกสารที่ Task Pane เป็น Letters จากนั้นคลิก Next
2. เลือกตำแหน่งการสร้างของจดหมาย โดยเลือก Use the current document จากนั้นคลิก Next
3. กรอกรายละเอียดของผู้รับจดหมาย โดยเลือกที่ Type a new list… จากนั้น ให้คลิกที่ Create…- จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้กรอกรายละเอียดเท่าที่จำเป็น ให้คลิกที่ปุ่ม Customize…- ลบหัวข้อที่ไม่ต้องการ โดยการ กดปุ่ม Delete ยืนยันการลบเลือก O.K.- บันทึกตารางข้อมูล- จัดเรียงข้อมูลให้เรียบร้อย แล้วคลิก O.K.
4. ขั้นนี้ให้ทำการพิมพ์เนื้อจดหมายลงไปในเอกสาร โดยทำการเว้นที่สำหรับการแทรกข้อมูลของผู้รับเอาไว้ จากนั้น คลิก Next
5. ทำการใส่รายละเอียดข้อมูลที่บันทึกไว้ ลงในเนื้อความจดหมาย โดยคลิกที่ตำแหน่งที่จะแทรก แล้วใช้เครื่องมือ Mail merge ใช้คำสั่ง Insert merge field เลือกหัวข้อที่ต้องการ โดยกดปุ่ม Insert จากนั้นให้คลิกปุ่ม Close ทำจนครบทุกตำแหน่ง จากนั้นให้คลิก Next
6. ขั้นตอนนี้เป็นการสั่งให้จดหมายและข้อมูลรวมกัน - การสั่งงานอื่น ๆ สามารถใช้เครื่องมือ Mail merge ได้ทั้งหมด
การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
เพื่อความมั่นใจว่าเอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาอย่างถูกต้อง ดังนั้น ก่อนที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ควรตรวจสอบรายละเอียดและความถูกต้องของงานผ่านทางจอภาพ โดยการสั่งให้เวิร์ดแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ทุกครั้ง เมื่อแน่ใจแล้วจึงจะสั่งพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์
1. คลิกเมนู File>Print Preview
2. ตรวจสอบเอกสารโดยใช้ปุ่มเครื่องมือจากแถบเครื่องมือ ต่าง ๆ
3. เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม Close เพื่อจบการทำงาน
การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
หากเป็นเอกสารที่ไม่มีความซับซ้อนมากนัก สามารถสั่งพิมพ์ได้ทันที ให้คลิกที่ปุ่ม Print บน toolbar ได้เลย แต่ถ้าเป็นงานที่ซับซ้อน เราควรกำหนดในรูปแบบการพิมพ์ดังนี้
1. คลิกเมนู File>Print
2. เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ
3. กำหนดหน้าที่จะพิมพ์ ที่ Page range
4. กำหนดชุดที่จะพิมพ์ ที่ Copies
5. เสร็จแล้วกดปุ่ม O.K.
[1] ถ้ากดปุ่ม Insert จะมีคำว่า OVR ขึ้นมาตรงแถบ Status bar
